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PDFs verarbeitet
Vom Chaos zur Ordnung mit KI – wie aus einer Alltagsfrustration eine Software mit 900+ Bestellungen wurde.
Der Datei-Butler ist meine Antwort auf ein alltägliches, aber enorm zeitraubendes Problem: das ewige manuelle Umbenennen von Dokumenten. Irgendwann war mir klar, dass es eine Lösung geben musste, die schnell, unkompliziert und lokal auf dem PC funktioniert.
Die Idee kam mir, als ein Kunde aus dem sozialpädagogischen Bereich täglich 40–50 Dokumente händisch umbenennen musste. Da ich selbst bei meiner eigenen Buchhaltung das gleiche Problem hatte, wollte ich ihm (und mir) das Leben leichter machen. Nachdem ich kein passendes Tool fand, entschied ich mich kurzerhand: "Ich mache es selbst!"
Am 20. November 2024 schrieb ich die ersten Zeilen Code. Von da an wuchs das Projekt Schritt für Schritt – und entwickelte sich innerhalb weniger Wochen zu einem vollwertigen Tool mit über 900 Nutzern.
Als der Datei-Butler halbwegs lief, postete ich spontan ein TikTok-Video. Die Resonanz überraschte mich: Mein Kanal wuchs von 60 auf über 520 Follower, und das positive Feedback motivierte mich sehr. Kritik gab's auch – und genau die hilft mir, noch besser zu werden.
Wie viel sparst du mit automatischer PDF-Umbenennung?
Danach nur 44,90€ einmalig. Keine Abokosten.
Schritt für Schritt erklärt
Cloud oder Lokal – der Nutzer entscheidet
GPT-4o-mini für schnelle, präzise Ergebnisse. Ideal für maximale Qualität bei minimalen Kosten.
Europäische Alternative mit mistral-small-latest. DSGVO-freundlicher Cloud-Anbieter.
100% offline mit lokalen Modellen. Perfekt für sensible Dokumente und maximale Privatsphäre.
response = openai.chat.completions.create(
model="gpt-4o-mini",
messages=[
{"role": "system", "content": "Du bist ein hilfreicher Assistent..."},
{"role": "user", "content": f"{prompt}\n\nText:\n{dokument_text}"}
],
max_tokens=50,
temperature=0.5
)Wenn es kein Plugin gibt, baut man es selbst
Für die Lizenzierung nutze ich KeyAuth – ein robustes System für Software-Aktivierung. Für den Shop setze ich auf WooCommerce. Das Problem: Es gab kein fertiges Plugin, das beide Systeme verbindet.
Also habe ich ein eigenes WordPress-Plugin entwickelt, das folgende Funktionen übernimmt:
Diese Eigenentwicklung war zeitaufwändig, aber unverzichtbar – und zeigt, dass manchmal die beste Lösung die ist, die man selbst baut.
Die Timeline in 8 Wochen
Frustration bei der Buchhaltung führt zur ersten Code-Zeile.
Erste Videos auf TikTok, Community gibt direktes Feedback zur Entwicklung.
Das Projekt wächst, ein Partner kommt dazu.
Nach 7-8 Wochen Entwicklung: Der Shop geht live. Startpreis: 39,90€
95% Geschäftskunden (KMU). Preis auf 44,90€ angehoben. Stetige Weiterentwicklung.
Von Anfang an mit echten Nutzern entwickelt
Der Datei-Butler wurde nicht im stillen Kämmerlein entwickelt. Von Tag 1 habe ich auf TikTok den Entwicklungsprozess dokumentiert und direkt Feedback von potenziellen Nutzern eingeholt.
Der Datei-Butler ist eine Windows-Software, die PDF-Dokumente automatisch umbenennt und sortiert. Per OCR wird der Text aus PDFs extrahiert, dann analysiert eine KI den Inhalt und schlägt einen sinnvollen Dateinamen vor – z.B. "2025_01_15_Telekom_Rechnung_123456.pdf".
Der Datei-Butler unterstützt drei KI-Anbieter: OpenAI (gpt-4o-mini), Mistral AI (mistral-small-latest) und Ollama für 100% lokale/offline Verarbeitung. So kann jeder Nutzer selbst entscheiden, ob Daten in die Cloud gehen oder komplett lokal bleiben.
Nein. Die Software hat eine grafische Benutzeroberfläche und ist für Anwender ohne IT-Kenntnisse konzipiert. Ordner auswählen, API-Key eingeben, fertig. Es gibt außerdem Video-Tutorials auf YouTube und eine Discord-Community für Fragen.
Die PDF-Verarbeitung und OCR-Texterkennung finden vollständig lokal auf Ihrem PC statt. Nur wenn Sie OpenAI oder Mistral AI nutzen, wird ein kurzer Textauszug zur Analyse an die KI gesendet. Mit Ollama bleiben alle Daten zu 100% auf Ihrem Rechner.
Die Software selbst ist ein Einmalkauf (44,90€). Die KI-Kosten bei OpenAI sind minimal: ca. 0,02€ für 100 verarbeitete PDFs. Mit Ollama (lokale KI) fallen keine laufenden Kosten an.
95% der Kunden sind kleine und mittlere Unternehmen (KMU), die ihre Buchhaltung, Rechnungen und Dokumente automatisch organisieren wollen. Die Software eignet sich für jeden, der regelmäßig PDFs umbenennen und ablegen muss.
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