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IT-Wissen

Rechnungs-Scanner: PDF-Rechnungen automatisch auslesen und nach Excel exportieren

Kostenlose Windows-Software: Die KI liest Lieferant, Rechnungsnummer, Beträge und MwSt. aus Ihren PDF-Rechnungen und legt alles in einer Excel-Tabelle ab.

6 Minuten Lesezeit Stand 23.09.2026

PDF-Rechnungen nach Excel

PDF-Rechnungen auslesen statt abtippen.

Lieferant, Rechnungsnummer und Beträge aus vielen PDFs zusammenzutragen ist mühsam. Mein Rechnungs-Scanner unterstützt die Erfassung und stellt die erkannten Werte für Excel bereit.

Die Anwendung steht kostenlos zum Download bereit. Für die KI-Erkennung benötigen Sie einen eigenen API-Zugang; dessen Nutzung kann Kosten verursachen.

Rechnungs-Scanner kostenlos laden

ZIP-Datei mit Windows-Anwendung · vor Nutzung entpacken

Demo auf TikTok ansehen
Oberfläche des Rechnungs-Scanners unter Windows
Die Anwendung: Ordner wählen, PDFs einlesen, Tabelle erhalten.
Software
0 €
je Rechnung
8 Felder
API-Kosten je 500 Dokumente
ca. 0,20 €
ZIP entpacken und starten
Windows 11

So nutzen Sie den Scanner

So funktioniert der Rechnungs-Scanner

  1. PDFs auswählen

    Starten Sie mit Kopien weniger Rechnungen. Richten Sie den Eingangsordner und den erforderlichen KI-Zugang ein.

  2. Werte übernehmen

    Die Anwendung liest Rechnungsangaben aus und überträgt sie in eine Tabelle. Der Bezug zur Original-PDF hilft bei der Kontrolle.

  3. Ergebnis prüfen

    Vergleichen Sie die erkannten Werte mit dem Beleg. Erst danach verwenden Sie die Tabelle in Ihrem weiteren Ablauf.

Vorführung mit erfundenen Belegen

Ordner „Eingang“

Fiktiver Belegscan_0009.pdf
Lieferant
Amazon
Rechnungsnummer
DE-26-8812
Datum
21.09.2026
Netto
25,21
MwSt.-Satz
19 %
MwSt.-Betrag
4,79
Brutto
30,00
Währung
EUR
Rechnungen.xlsx3 Rechnungen erfasst
Lieferant Rechnungsnummer Datum Netto MwSt.-Satz MwSt.-Betrag Brutto Währung PDF

Original-PDF verlinkt

Tabelle seitlich wischen für alle Spalten.

Auf einen Blick

Das Ergebnis: eine Excel-Tabelle.

Was der Rechnungs-Scanner kann

  • 8 Felder in einem Durchlauf: Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Netto, MwSt.-Satz, MwSt.-Betrag, Brutto und Währung
  • Auch gescannte oder fotografierte Rechnungen, weil die KI das Bild auswertet statt klassischer Texterkennung
  • Überwachungsordner: neue PDFs werden automatisch verarbeitet
  • Jede Zeile verlinkt auf die Original-PDF
  • Windows 11, ZIP entpacken und starten, keine Admin-Rechte nötig
  • KI-Kosten über Ihren eigenen API-Zugang: etwa 0,20 € für 500 Dokumente
Excel-Tabelle mit den erkannten Rechnungsdaten
So sieht die erzeugte Tabelle aus.

Lizenz: frei nutzbar, fair lizenziert

  • Private Nutzung: unbegrenzt und kostenlos.
  • Geschäftliche Nutzung: in Unternehmen, Steuerkanzleien und von Selbstständigen frei einsetzbar.
  • Weitergabe erlaubt: an Kollegen, Kunden oder Freunde, solange sie kostenlos bleibt.
  • Kein Weiterverkauf: kommerzieller Weiterverkauf, Umbenennung oder Einbindung in kostenpflichtige Produkte ist nicht gestattet.

Ihr Blick bleibt wichtig

Eine Zahl stimmt nicht. Finden Sie sie?

Vergleichen Sie den Beleg mit einem absichtlich fehlerhaften Ergebnis. Welchen übernommenen Wert würden Sie korrigieren?

FIKTIVER ORIGINALBELEG

Musterbetrieb

Rechnung RE-2026-042 · 23.09.2026

Netto
100,00 €
Umsatzsteuer 19 %
19,00 €
Gesamt
119,00 €

Welches Ergebnis passt nicht zum Beleg?

Eine vollständig ausgefüllte Tabelle kann trotzdem einen falschen Wert enthalten. Kontrollieren Sie Beträge, Datum und Rechnungsnummer am Original.

Bewusst eingebauter Fehler in einem erfundenen Beispiel. Kein tatsächliches Erkennungsergebnis und kein Test der Softwarequalität.

Wo der Rechnungs-Scanner im Büro hilft

Der Scanner ist für die Aufgabe gedacht, Rechnungsangaben aus PDF-Dateien in einer bearbeitbaren Tabelle zusammenzuführen. Das kann etwa die Vorbereitung einer internen Übersicht erleichtern. Die Anwendung übernimmt einen Erfassungsschritt; die Verantwortung für den richtigen Beleg und seine weitere Verarbeitung bleibt bei Ihnen.

Wenn Ihr Buchhaltungssystem Rechnungen bereits direkt importiert, prüfen Sie zuerst diesen Weg. Ein zusätzlicher Excel-Schritt ist nur sinnvoll, wenn er Ihren tatsächlichen Ablauf verbessert.

Benennen statt auslesen?

Für die reine Benennung und Ablage von PDFs ist der Datei-Butler das passendere Werkzeug.

Download und erster Test

  1. 1ZIP laden
  2. 2entpacken
  3. 3Rechnungs-Scanner.exe starten
Rechnungs-Scanner kostenlos laden

Laden Sie die ZIP-Datei über diese Seite und entpacken Sie sie. Sie enthält die Windows-Anwendung „Rechnungs-Scanner.exe“. Auf verwalteten Arbeitsplätzen stimmen Sie den Einsatz mit Ihrer IT-Betreuung ab. Schutzfunktionen sollten für den Programmstart nicht pauschal abgeschaltet werden.

Für den ersten Durchlauf empfehle ich unkritische Beispielbelege. Prüfen Sie, ob das Programm auf Ihrem Rechner startet und sich die erzeugte Tabelle in Ihrer Umgebung öffnen lässt.

Was bei der Erkennung kontrolliert werden muss

Die Qualität hängt von Vorlage, Lesbarkeit und Dokumentaufbau ab. Kontrollieren Sie insbesondere Rechnungsnummer, Datum, Währung sowie Netto-, Steuer- und Bruttobeträge. Bei Gutschriften, mehreren Steuersätzen, schlecht lesbaren Scans oder ungewöhnlichen Layouts ist zusätzliche Aufmerksamkeit nötig.

Vereinbaren Sie, wie Sie fehlerhafte und doppelte Einträge behandeln. Ein Vergleich mit dem Original ist auch dann sinnvoll, wenn die Tabelle auf den ersten Blick vollständig aussieht. Ein plausibler Betrag kann trotzdem aus der falschen Zeile stammen.

Kosten: kostenlose Software, eigener KI-Zugang

Software

0 €

KI-Erkennung

ca. 0,20 € je 500 Dokumente

über Ihr eigenes OpenAI-Konto

Für den Download berechne ich keinen Kaufpreis. Die Erkennung verwendet einen eigenen API-Zugang bei OpenAI. Dafür gelten die Bedingungen und verbrauchsabhängigen Gebühren Ihres Anbieter-Kontos; ChatGPT und API werden getrennt abgerechnet.

Als Richtwert fallen etwa 0,20 € für 500 Dokumente an; der genaue Betrag hängt von Dokumentumfang und Verarbeitung ab. Prüfen Sie die Abrechnung mit einer kleinen Testserie und berücksichtigen Sie auch die Zeit für Kontrolle und Nacharbeit.

Datenschutz: vertrauliche Rechnungen bewusst verarbeiten

Aufbewahrung, Zugriffsschutz und Weitergabe der Excel-Datei gehören ebenfalls zum Ablauf. Eine exportierte Tabelle ersetzt die Originalrechnung nicht. Ob Ihre gesamte Verarbeitung und Archivierung die erforderlichen Vorgaben erfüllt, ist gesondert zu prüfen.

Maßgeblich für die externe Verarbeitung sind die aktuellen Angaben des KI-Anbieters zur API-Datenverarbeitung. Stand: 01.10.2026.

Mit einem kleinen Test beginnen

Ihre Belege. Ihr prüfbarer Ablauf.

Starten Sie mit wenigen unkritischen Dokumenten und vergleichen Sie alle erkannten Felder. So sehen Sie, ob die Anwendung zu Ihrer Arbeit passt.

Rechnungs-Scanner kostenlos laden

ZIP-Datei mit Windows-Anwendung · vor Nutzung entpacken

Autor

Viktor Weizel, Inhaber IAP-IT

Unterschrift Viktor Weizel

Fragen

Häufige Fragen

Ist der Rechnungs-Scanner kostenlos?

Der Download der Anwendung ist kostenlos. Die KI-Erkennung benötigt einen eigenen API-Zugang; dessen Nutzung wird vom Anbieter getrennt abgerechnet. Hinzu kommen gegebenenfalls Einrichtung und Betreuung.

Funktioniert die Erkennung ohne Internet?

Die hier beschriebene Anwendung verwendet einen externen KI-Dienst. Dafür wird eine Internetverbindung benötigt. Der lokale Programmstart bedeutet nicht, dass die Erkennung ausschließlich auf Ihrem Rechner erfolgt.

Werden auch gescannte Rechnungen erkannt?

Die Anwendung ist auch für gescannte PDF-Rechnungen vorgesehen. Ob die Werte richtig erkannt werden, hängt unter anderem von Lesbarkeit und Aufbau ab. Prüfen Sie die Ergebnisse am Originalbeleg.

Kann ich die Tabelle direkt in die Buchhaltung übernehmen?

Das hängt von den Importmöglichkeiten Ihres Buchhaltungssystems und Ihrem Ablauf ab. Kontrollieren Sie die Werte und das geforderte Format vor der Übernahme. Die Tabelle ersetzt weder den Originalbeleg noch eine geprüfte Archivierung.

Wo finde ich die Anwendung nach dem Download?

Entpacken Sie die ZIP-Datei. Sie enthält die Windows-Anwendung Rechnungs-Scanner.exe. Stimmen Sie den Einsatz auf verwalteten Arbeitsplätzen mit Ihrer IT-Betreuung ab.

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